13 авг. 2015 г.

«Дураков в компании НЕТ. Но писать надо именно ИМ»


Всем нам приходиться пользоваться электронной почтой.
Мы получаем и отправляем письма, пишем ответы или просто послания, хотим поблагодарить или о чём-то попросить.
В каждой компании есть свои «традиции и ритуалы» по написанию писем, для последовательности отправления, для процедуры ответа и так далее…
И зачастую мы попадаем в зависимость от других отделов, при поиске виноватых, когда не исполнены договорённости и задачи. 
И самое неприятное во всём, что от этого легче не становится, нужен результат.
Кажется, что всё написанное в тексте понятно и просто, но они умудряются напортачить: не то сделать, сроки прозевать или не то заказать.

У каждого были ситуации, когда обычная просьба переходила в «битву посланий и крутостью словечек»Одни хотят, чтобы было сделано, другие не хотят делать, либо брать на себя ответственность. И начинается «клавиатурный поход на неверных».

Прям как в анекдоте, когда в магазине был запрет на продажу, но на витрине должно лежать.Комментарий покупателя: «- Я им унитаз приносил, и фото туалета делал, и ж…пу показывал, всё равно туалетную бумагу не продали».

Что делать, чтобы максимально избежать возможности комментировать свои же письма?
Ответ прост: «Писать надо КАК для дураков».

Простые 3 правила, которые помогут вам быть профессионалом.
1.       «Кто?».
В письме должно содержаться ИМЯ того, кто будет ответственным за исполнение вашей просьбы или задачи. Если тот, кому вы писали напрямую, не занимается данными вопросами, просите назвать того, кто делает, и так далее по цепочке. Пока не получите ответ: «Да, по этому вопросу ко мне!»

2.       «Что?»
Не додумывайте за других. Это самое главное правило при написании писем. Если вам понятно, это ещё не означает, что другим тоже. Пишите как можно подробнее. На начальном этапе, я давал читать письмо перед отправкой коллегам. И спрашивал: «Что вы будете делать по прочтению данного письма». Если ответ меня не удовлетворял, я переписывал и снова давал читать, и так до нужного мне результата. После этого отправлял. Позже, с опытом, я проверял себя сам.

3.       «Когда?»
Дата. Обязательно, либо ответственный должен написать свой срок исполнения, либо подтвердить ваш. Так же, рекомендую установить для себя промежуточные точки, в которых вы будете вежливо напоминать про исполнение вопросом.

Например: «Станислав, добрый день. Подскажи, пожалуйста, по нашему вопросу, надо ли что-то от меня ещё, или этого достаточно для выполнения в срок? Спасибо».
Этот вопрос посылайте в копии ранее отправленной просьбы или задачи.

Помните: «НИКТО НИКОМУ НИЧЕГО НЕ ДОЛЖЕН». А дружеские отношения в компании и ваша лидерская позиция помогут добиться максимума!


РЕКОМЕНДАЦИЯ: Обратите внимание, как пишут вам. Если с вами могут найти общий язык, значит вы в лидерской позиции.
Но, если ради тебя соблюдают три правила, описанные выше, то идите «курить трубку мира» к тому человеку, который вам пишет. Восстановите доверие к себе.

СПАСИБО  ТЕБЕ  за уделённое время на данную статью, и буду рад снова поделиться своими мыслями и знаниями. Пожалуйста, смотри наши мероприятия и принимай в них участие.
И ещё раз СПАСИБО.


Задать вопросы и поделиться своими знаниями можешь ниже в комментариях.
Пиши. Твои ответы полезны твоим коллегам.

Проверил на практике и поделился с вами,
Виктор Редько.

4 комментария:

  1. Доброго вечера.
    "НИКТО НИКОМУ НИЧЕГО НЕ ДОЛЖЕН" Не соглашусь, Вы должны только себе.
    Если написать письмо как для "ДУРАКОВ" это не гарантирует его исполнение, просто Ваша "ЖОПА" будет прикрыта)

    ОтветитьУдалить
  2. Спасибо за комментарий!
    Слова имеют особенность переводиться каждым по-своему.
    Приятно, что эта статья натолкнула на такие комментарии.

    А то, что должен себе, так это истина для многих. Жаль не для всех.
    И здесь суть не в прикрытии, как часто бывает в переписке между, к примеру, заказчиком-подрядчиком,
    а том, чтобы максимально понятно друг другу объяснить.

    ОтветитьУдалить
  3. Антон Привет.
    Огромное спасибо за комментарий.
    Действительно, написанные задачи или просьбы автоматически не гарантируют исполнения теми, кому они адресованы.
    И данная статья на самом деле не об этом.
    Она про ОТВЕТСТВЕННОСТЬ и про ЛИДЕРСКИЕ НАВЫКИ общения с другими людьми.
    К сожалению, как в твоём примере, многие пишут письма именно для прикрытия своей "Ж...Ы".
    Если внимательно перечитать данную статью, то сможешь понять её суть...
    Рекомендую почитать книгу: Робин Шарма "Лидер без Титула".
    Удачи тебе в реализации твоих проектов с твоими коллегами. Спасибо.

    ОтветитьУдалить
  4. Доброй ночи.
    Большое спасибо за ответы, рекомендацию книги и удачу.
    До возможного прочтения книги не могли бы Вы ответить, Как письмо связано с лидерскими качествами?
    Спасибо за ответы.


    ОтветитьУдалить